Инструменты управления персоналом. Самые актуальные инструменты управления Традиционными методами управления персоналом являются

Инструменты управления персоналом - это система органов управления, средств и методов, направленных на удовлетворение потребности предприятия в рабочей силе требуемого качества, количества и к определенному времени. Цели управления достигаются путем реализации определенных принципов и методов.

Инструменты управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Существует множество инструментов управления, которые отличаются различными способами воздействия на людей.

Маренков Н.Л. выделяет три основных инструмента управления персоналом: 1

Административные - базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

Экономические - основываются на правильном использовании экономических законов производства.

Социально-психологические - базируются на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения»

Рис.1. Инструменты управления персоналом на предприятии

Кроме того, в процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовывать эффективные коммуникации и анализ конкретных ситуаций, которые позволяют учесть «чужие ошибки» и дают способы решения хозяйственных и кадровых задач.

Административные методы - способ осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующихся на власти, дисциплине и взысканиях. Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т. д. Эти инструменты воздействия имеют прямой характер воздействия: любой регламентирующий или "административный акт подлежит обязательному исполнению.

Инструменты административного воздействия можно разделить на несколько групп.

1.Организационные воздействия:

штатное расписание;

положение о подразделениях;

должностные инструкции;

организация рабочего места;

коллективный договор;

правила трудового распорядка;

организационная структура управления;

устав предприятия.

Эти документы (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов предприятия и обязательно вводятся в действие приказом руководителя-предприятия.

На предприятии, где имеются высокий уровень организационных воздействий , доведенных до стандартов предприятия и регламентов управления высокая трудовая и исполнительная дисциплина, значительно снижается надобность в применении распорядительных действий. Те предприятия, которые не довели действия до стандартов и регламентов, нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии и на них, предположительно, будут хуже конечные результаты производства.

С другой стороны, реализация организационных воздействий в значительной степени зависит от менталитета работников, их желания неукоснительно соблюдать инструкции и работать по правилам, утвержденным администрацией. Сотрудник европейского предприятия неукоснительно соблюдает установленные на предприятии правила как само собой разумеющееся, и их нарушение рассматривается как ЧП.

Работник российского предприятия рассматривает внутрифирменные стандарты как заданное ограничение, которое, исходя из его личного интереса, можно нарушать, когда дремлет бдительное око начальства. Как следствие - многочисленные случаи нарушения трудовой дисциплины, хищения материалов и готовой продукции, высокий процент брака, и низкая исполнительная дисциплина. Это типичное проявление азиатского русского менталитета, где такие случаи не подлежат общественному порицанию. Поэтому использование организационного воздействия эффективно с параллельным применением социально-психологических методов и воспитанием корпоративной культуры.

Международная консалтинговая компания Bain & Company в очередной раз определила десятку самых полезных инструментов управления. Золото досталось стратегическому планированию, серебро – управлению отношениями с клиентами, бронза – сегментации.

Примерно раз в год консультанты из Bain обращаются к гендиректорам крупных международных компаний с простым вопросом: «Какие инструменты управления вы используете и что из этого получается»? Анализ собранной информации позволяет сделать важные выводы об арсенале современного руководителя, а также о различиях в подходах менеджеров из разных отраслей и стран. Так, например, очередное исследование Management Tools and Trends 2007 показало, что крупные организации пользуются большим количеством инструментов, чем мелкие и средние, западные руководители – большим, чем представители развивающихся рынков. Но вот десятка лучших инструментов практически не зависит от региона.

Ничего для себя неожиданного российские менеджеры в этом списке не нашли. Это стандартный набор инструментов менеджера, другое дело, что всеми ими нужно уметь пользоваться, комментирует президент МТС Леонид Меламед. У него все десять обычно под рукой. «За последние полгода восемью из десяти точно пришлось воспользоваться», – говорит он.

А вот сравнивать полезность разных инструментов он отказался. «Все десять – важны. У каждого инструмента определенный круг задач. Я бы не стал расставлять приоритеты. Как определить, что важнее: молоток или отвертка»? – говорит Меламед.

Сила плана

«Если бы вы попросили меня назвать десять лучших лекарств, я бы уточнил, от какой болезни», – вторит ему Ханнес Чопра, гендиректор страховой компании «Росно». В его компании применение находится всем десяти перечисленным инструментам менеджмента, и не только им.

Вот как, например, в «Росно» организовано стратегическое планирование. Летом в компанию приезжают представители контролирующего акционера, международной страховой компании Allianz, и проводится структурированная дискуссия, называемая «Стратегический диалог». Руководители компании, представители акционера и сотрудники имеют возможность обменяться мнениями о работе компании, ее целях, достигнутых показателях. Результатом этой сессии становится программа развития компании на год.

Затем практика вносит в программу коррективы, и осенью проходит еще одна сессия – «Диалог планирования». Программа превращается в систему конкретных планов. Эти процедуры оказались настолько полезны, что были внедрены на региональном уровне и в дочерних компаниях «Росно» уже три года назад, говорит Чопра.

В компании «Центральный телеграф» всерьез используют все инструменты из списка, за исключением, может быть, сценарного планирования и управления знаниями, рассказывает замгендиректора по персоналу и оргразвитию Рустам Валишев. Лучше всего себя зарекомендовало стратегическое планирование. «Не зря консультанты из Bain & Company поставили его на первое место», – говорит Валишев. В «Центральном телеграфе» действует специальный комитет по стратегии, в который входят топ-менеджеры компании и руководители ключевых подразделений. Комитет собирается по мере необходимости. Но в начале года, в период определения стратегических планов, он проводит от 10 до 20 сессий. Каждое заседание – это актуализация одной из стратегий: маркетинговой, продуктовой, какой-либо из функциональных, рассказывает Валишев.

Тем, кто всегда прав

Не обходятся руководители российских компаний и без инструментов работы с клиентами. «Мы отслеживаем каждый контакт с каждым нашим клиентом», – говорит Чопра из «Росно». Страховщики рассчитывают показатель Net Promoter Score и внимательно следят за его динамикой. «Выясняем, сколько клиентов будут рекомендовать нашу компанию друзьям и знакомым, сколько сохранят нейтральность и сколько могут негативно отозваться о нашей работе», – поясняет он.

И в «Центральном телеграфе» на втором месте по полезности – инструменты работы с клиентами. Без систем CRM невозможна работа современного оператора связи, говорит Валишев. А сегментация позволяет не забывать о приоритетах. В «Центральном телеграфе» выделили три сегмента потребителей и для каждого из них определили стратегические и тактические цели. Например, в сегменте корпоративных клиентов «Центральный телеграф» не считает зазорным «идти в кильватере» у конкурентов и предлагать только проверенные временем решения. На рынке частных клиентов, наоборот, компания ставит перед собой задачу технологического и продуктового лидерства. Поэтому первой на московском рынке смогла предложить услугу Triple Play (телефон, доступ в Интернет и цифровое телевидение на основе канала широкополосной связи), говорит Валишев.

Не числом, а умением

Дело вовсе не в количестве управленческих инструментов, отмечает Чопра из «Росно». Главное, чтобы менеджеры среднего звена понимали, зачем они нужны. И не надо забывать о мотивации. Если менеджер среднего звена не понимает, как применение инструмента скажется на его благополучии, он не будет его использовать, говорит Чопра.

Из инструментов, не вошедших в десятку Bain, Чопра назвал программу OPEX (Operational Exelence) – адаптацию распространенной на Западе методики «Шесть сигм».

«Мы постоянно оцениваем все наши бизнес-процессы: насколько они целесообразны и эффективны с точки зрения наших клиентов, – рассказывает Чопра. – И последовательно устраняем все источники неэффективности».

Ни в коем случае нельзя упускать из виду, что в бизнесе работают не инструменты, а люди, говорит Валишев. -А в списке Bain к работе с людьми относятся лишь ключевые компетенции. Почему в нем нет инструментов формирования корпоративной культуры, управления по целям, образовательных программ, выработки знаний, навыков, стандартов поведения и обслуживания?? – недоумевает он.

Специалисты по поиску менеджеров высшего звена в своей работе оценивают степень владения основными инструментами менеджмента. -Но мы стараемся отделять мух от котлет, – говорит Сергей Воробьев, управляющий партнер хедхантинговой компании Ward Howell International. – Если раньше в Ward Howell оценивали руководителей отдельно по отраслевым и функциональным навыкам и отдельно – по человеческим характеристикам, то теперь возвращаются к синтетической оценке по компетенциям. Работать так сложнее, но, на взгляд Воробьева, правильнее. Ведь, например, компетенция «умение работать под давлением» в ежедневной газете значит одно, а в рекрутинговой компании – совсем другое. Или умение собрать команду в вертикальных жестко контролируемых структурах значит совсем не то же самое, что в демократичных компаниях, говорит Воробьев.

Принципы и подходы к управлению всюду одинаковы, отличаются лишь приоритеты и последовательность внедрения, говорит Александр Горин, гендиректор московского офиса консалтинговой компании Accenture, которому удалось поработать и в России, и в Западной и Восточной Европе. Но западного опыта недостаточно, чтобы быть успешным в России, надо еще и чисто российские шишки набить. Ведь здесь часто даже самые лучшие методики и подходы остаются на бумаге. Поэтому главное правило менеджмента в России, по версии Горина, должно звучать так: знать то, как внедрять, гораздо важнее, чем то, что внедрять.

Инструменты управления персоналом - это система органов управления, средств и методов, направленных на удовлетворение потребности предприятия в рабочей силе требуемого качества, количества и к определенному времени. Цели управления достигаются путем реализации определенных принципов и методов.

Инструменты управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Существует множество инструментов управления, которые отличаются различными способами воздействия на людей.

Маренков Н.Л. выделяет три основных инструмента управления персоналом:

1. Административные - базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

2. Экономические- основываются на правильном использовании экономических законов производства.

3. Социально-психологические - базируются на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения» (см. рис.1).

Кроме того, в процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовывать эффективные коммуникации и анализ конкретных ситуаций, которые позволяют учесть «чужие ошибки» и дают способы решения хозяйственных и кадровых задач.

Административные методы-способ осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующихся на власти, дисциплине и взысканиях. Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т. д. Эти инструменты воздействия имеют прямой характер воздействия: любой регламентирующий или "административный акт подлежит обязательному исполнению.

Рисунок 1.3. Инструменты управления персоналом на предприятии

Инструменты административного воздействия можно разделить на несколько групп.

1.Организационные воздействия:

Штатное расписание;

Положение о подразделениях;

Должностные инструкции;

Организация рабочего места;

Коллективный договор;

Правила трудового распорядка;

Организационная структура управления;

Устав предприятия.

Эти документы (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов предприятия и обязательно вводятся в действие приказом руководителя-предприятия.

На предприятии, где имеются высокий уровень организационных воздействий, доведенных до стандартов предприятия и регламентов управления/высокая трудовая и исполнительная дисциплина, значительно снижается надобность в применении распорядительных действий. Те предприятия, которые не довели действия до стандартов и регламентов, нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии и на них, предположительно, будут хуже конечные результаты производства.

С другой стороны, реализация организационных воздействий в значительной степени зависит от менталитета работников, их желания неукоснительно соблюдать инструкции и работать по правилам, утвержденным администрацией. Сотрудник европейского предприятия неукоснительно соблюдает установленные на предприятии правила как само собой разумеющееся, и их нарушение рассматривается как ЧП.

Работник российского предприятия рассматривает внутрифирменные стандарты как заданное ограничение, которое, исходя из его личного интереса, можно нарушать, когда дремлет бдительное око начальства. Как следствие - многочисленные случаи нарушения трудовой дисциплины, хищения материалов и готовой продукции, высокий процент брака, и низкая исполнительная дисциплина. Это типичное проявление азиатского русского менталитета, где такие случаи не подлежат общественному порицанию. Поэтому использование организационного воздействия эффективно с параллельным применением социально-психологических методов и воспитанием корпоративной культуры.

2. Распорядительные воздействиях

Приказы;

Распоряжения;

Указания;

Инструктирование;

Наставления;

Целевое планирование;

Нормирование труда;

Координация работ;

Контроль исполнения.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путем прямого административного регулирования.

Наиболее категоричная форма распорядительного воздействия- приказ. Его невыполнение влечет за собой соответствующую санкцию (наказание). Приказ обычно состоит из 5-ти частей: констатация ситуации (события), меры по устранению недостатков или обеспечению административного регулирования, выделенные ресурсы для реализации решения, сроки исполнения решения, контроль исполнения.

3. Материальная ответственность и взыскания:

Ответственность за задержку трудовой книжки;

Добровольное возмещение ущерба предприятию;

Удержания из заработной платы;

Депремирование;

Полная материальная ответственность;

Коллективная материальная ответственность.

4. Дисциплинарная ответственность и взыскания:

Замечание;

Выговор;

Строгий выговор;

Понижение в должности;

Увольнение.

5. Административная ответственность:

Предупреждения;

Возмездное изъятие предметов;

Административный арест;

Исправительные работы.

Административные методы управления - мощный рычаг достижения поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальное условие их эффективности - высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные предприятия.

В последнее время понизилась роль административных методов на предприятиях. Ряд противоречивых процессов в обществе также препятствуют использованию административных методов: это рост безработицы и частичная занятость на предприятиях, значительная инфляция в течение последних лет и несвоевременная выплата заработной платы, развитие бартерных сделок и низкая дисциплина поставок ресурсов, превышение темпов роста цен на потребительские товары над темпами роста заработной платы, утрата заводских традиций и нарушение привычного уклада жизни в семье.

Негативное отношение части директорского корпуса к работе в новых условиях хозяйствования, отсутствие четкой стратегии развития предприятия, современного маркетинга и высокой корпоративной культуры привели к появлению негативных методов административного воздействия на коллектив и снижению общего эффекта от применения административных методов воздействия на коллектив и снижению общего эффекта от применения административных методов.

Можно выделить позитивные и негативные воздействия инструментов административного управления.

Таблица 1.2. - Позитивные и негативные воздействия методов административного управления

Позитивные методы воздействия	Негативные методы воздействия
1. Рост уровня регламентации управления (организационное воздействие) 1.1. Наличие хорошо проработанного устава предприятия со свободным доступом к нему работников 1.2. Развитие партнерских отношений администрации и профсоюзов через коллективный договор 1.3. Разработка четких правил внутреннего трудового распорядка и работа с персоналом в соответствии с ГКРФ 1.4. Наличие четкой организации и штатных структур и их ежегодная корректировка в связи с изменениями условий производства 1.5. Разработка четких положений в подразделениях, регламентирующих административные и функциональные связи внутри предприятия 1.6. наличие четких должностных инструкций с определением функциональных особенностей работника и нормированием труда 1.7. Развитие контрактной системы организации и оплаты труда и увеличение удельного веса сотрудников, имеющих контракты	1. Неэффективное организационное воздействие на персонал: 1.1 Типовой устав предприятия, хранящийся за “семью печатями” 1.2. Принятие формальных коллективных договоров (или отсутствие их на предприятии) и конфронтация и профсоюзами 1.3. Использование типовых или устаревших правил внутреннего трудового распорядка, работа с персоналом с нарушением ТЗ и ГК 1.4. Отсутствие или пользование устаревшей организационной структурой, наличие в штатном расписании “подснежников” 1.5. Отсутствие или пользование устаревшими положениями о подразделениях, не отвечающими условиям производства 1.6. Отсутствие должностных инструкций, ориентация на устные указания руководства, использование устаревших инструкций 1.7. Отсутствие или ликвидация контрольной системы организации и оплаты труда
2.Эффективные виды распорядительных воздействий: 2.1.Четкие приказы с указанием состояние вопроса, мероприятий, ресурсов, сроков и ответственных 2.2.Четкие распоряжения заместителей директора с указанием оперативных поручений 2.3. Четкие устные указания руководства на всех уровнях управления 2.4. Применение системы контроля исполнения документов на предприятии	2. Неэффективные виды распорядительных воздействий 2.1.Расплывчатые или противоречивые приказы с констатацией состояния вопроса и без четких мероприятий 2.2. Расплывчатые или противоречивые распоряжения заместителей директора 2.3. Нечеткие и противоречивые устные указания руководства 2.4. Отсутствие системы контроля исполнения документов на предприятии или ее низкая эффективность
3. Баланс между административными методами наказания и поощрения 3.1. Сокращение текучести персонала, анализ причин увольнения и разработка мер по их устранению 3.2. Увольнение работников по инициативе администрации только в случае грубого нарушения внутренних нормативных документов 3.3. Исключительное и редкое использование методов наказания сотрудников (строгий выговор и выговор) 3.4. Эффективное применение методов административного поощрения сотрудников за достигнутые результаты (повышение в должности, увеличение оплаты труда, направление на стажировку) 3.5. Использование японского правила: упущение записываются, достижения поощряются	3. Дисбаланс между административными методами наказания и поощрения 3.1. Рост текучести персонала, отсутствие анализа причин увольнения 3.2. Безразличное отношение к увольнению сотрудников, расправа с "неугодными" и т.д. 3.3. Частое и не всегда обоснованное использование методов наказания сотрудников для острастки других 3.4. Отсутствие связи административного поощрения с достигнутыми сотрудником результатами (объявление выговора и затем повышение в должности) 3.5. Отсутствие четких правил наказания и поощрения

Экономические инструменты – это способы осуществления управляющих воздействий на персонал на основе использования экономических законов и категорий. В советский период экономическими методами считались централизованное планирование, хозяйственный расчет, заработная плата, имело место узкое толкование роли и места экономических методов, что ограничивало диапазон принимаемых решений и рычагов регулирования на уровне предприятия. Экономические методы должны базироваться на товарно-денежных отношениях рыночной экономике что вызывает необходимость нового теоретического обоснования роли экономических инструментов.

Классификация экономических инструментов управления:

1. Плановое ведение хозяйства:

Свободное предпринимательство;

План экономического развития;

Портфель заказов;

Критерий эффективности;

Конечные результаты.

Плановое ведение хозяйства - главный закон функционирования любого предприятия (организации), которое имеет четко разработанные дели и стратегию их достижения. В рыночной экономике проявление экономических методов имеет иной характер, чем в административной экономике. Так, вместо централизованного планирования утверждается, что предприятие- свободный товаропроизводитель, который выступает на рынке равным партнером других предприятий в общественной кооперации труда.

2. Оплата труда:

Должностной оклад для служащих;

Тарифная ставка для рабочих;

Дополнительная зарплата;

Вознаграждение;

Оплата труда – основной мотив трудовой деятельности и денежный измеритель стоимости рабочей силы; обеспечивает связь между результатами труда, его процессом, отражает количество и сложность труда работников различной квалификации. Устанавливая должностные оклады для служащих и тарифные ставки для рабочих, руководство предприятия определяет нормативную стоимость рабочей силы с учетом средних затрат труда при его нормативной продолжительности.

Руководитель предприятия с помощью пяти перечисленных компонентов оплаты труда может регулировать материальную заинтересованность работников с экономически возможными расходами на производство по статье “заработанная плата”, применять различные системы оплаты труда – сдельную или повременную, формировать материальные и духовные потребности работников и обеспечить рост их жизненного уровня.

3. Рабочая сила:

Рынок труда;

Спрос (потребность);

Наличие (численность);

Стоимость рабочей силы;

Уровень жизни.

Рабочая сила - главный элемент любого трудового процесса, обеспечивающий переработку предметов труда с помощью средств труда в конечный продукт. Это всегда главная ценность любого предприятия или организации.

4. Рыночное ценообразование:

Стоимость;

Себестоимость;

Рыночное ценообразование - регулятор товарно-денежных отношений и важный экономический инструмент в соизмерении расходов и доходов, цены и себестоимости продукции.

5.Ценные бумаги:

Облигации;

Векселя;

Кредитные карты;

Дивиденды.

Руководитель предприятия может использовать механизм ценных бумаг для достижения экономических интересов, роста благосостояния сотрудников и формирования корпоративных отношений.

6. Налоговая система:

На фонд оплаты труда;

Подоходный налог;

Налог на прибыль;

Налоговая система – важный экономический механизм пополнения казны государства путем взимания налогов с предприятий и граждан. Он задается государством, существует вне предприятия, оказывает непосредственное воздействие на персонал, но всегда оставляет руководителю поле для маневра даже в условиях фискальной системы налогообложения.

7. Формы собственности:

Государственная;

Муниципальная;

Общественная;

Интеллектуальная.

Формы собственности - важная экономическая категория, определяющая характер взаимоотношений внутри предприятия.

8. Фазы воспроизводства:

Производство;

Распределение;

Потребление.

Фазы общественного воспроизводства составляют основу товарно-денежных отношений между людьми процессе производства, обмена, распределения и употребления товаров.

Экономические методы выступают в качестве различных способов воздействия руководителей на персонал для достижения поставленных целей и проявляются в хорошем качестве продукции и высокой прибыли. При неправильном использовании экономических законов, их игнорировании или пренебрежении ими можно ожидать негативных результатов (убытки, затоваривание, неплатежи, забастовки).

Можно выделить позитивные и негативные воздействия экономических инструментов.

Таблица 1.3. Позитивные и негативные воздействия экономических инструментов управления

Позитивные воздействия	Негативные воздействия
1. Рост заработанной платы 1.1. Индексация заработанной платы с учетом инфляции и увеличение объемов производства 1.2. Развитие форм дополнительной заработанной платы с учетом условий труда и квалификации 1.3. Распределение вознаграждения за конечный результат по КТУ непосредственно в подразделениях 1.4. Наличие четкого положение об оплате труда персонала	1.Замораживание заработанной платы 1.1.Фиксированная заработанная плата на минимальном уровне в отрасли 1.2. Выплата дополнительной зарплаты по минимальному КЗоТ 1.3. Централизованное распределение вознаграждений дирекцией распределение 1.4. Отсутствие четкого положения об оплате труда персонала
2. Развитие системы премирования из прибыли 2.1. Премирование персонала из прибыли в виде процента к должностному окладу 2.2. Распределение премии из прибыли по конечным результатам деятельности подразделений и внутри самого коллектива 2.3. Развитие выплат материальной помощи из прибыли с учетом личности работника и различных ситуаций 2.4. Наличие четкого положения о премировании	2. Ликвидация системы премирования из прибыли 2.1.Эпизодическое премирование персонала из фонда оплаты труда без привязки к прибыли 2.2. Централизованное распределение премии пропорционально должностным окладам 2.3. Прекращение выплат материальной помощи или ее оказание только в чрезвычайных обстоятельствах 2.4. Отсутствие положения о премии
3. Развитие социального и медицинского обеспечения 3.1. Создание негосударственного пенсионного фонда или дополнительная выплата пенсии за счет предприятия 3.2. Страхование работников за счет предприятия 3.3. Обеспечение работников бесплатной или частично оплаченной фирменной одеждой и обувь, питанием, транспортом	3. Игнорирование социального и медицинского обеспечения 3.1. Использование только государственного пенсионного обеспечения 3.2. Ликвидация или отсутствие страхования работников за счет предприятия 3.3. Ликвидация или отсутствие обеспечения фирменной одеждой, питанием и транспортом

Экономические и социально-психологические инструменты носят косвенный характер управленческого воздействия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов и трудно определить силу их воздействия на конечный результат. Экономические методы осуществляют материальное стимулирование коллективов и отдельных работников, они основаны на использовании экономического механизма. Социально-психологические методы управления основаны на использовании социального механизма (система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности).

Социально-психологические инструменты - способы осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании закономерностей психологии и социологии. Объект воздействия этих методов - группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия эти методы можно разделить на 2 основные группы: социологические методы, направленные на группы людей и их взаимодействия в процессе производства (внешний мир человека); психологические, которые направленно воздействуют на личность конкретного человека (внутренний мир человека).

Такое разделение достаточно условно, в современном общественном производстве человек всегда действует не в изолированном мире, а в группе разных по психологии людей. Однако эффективное управление человеческими ресурсами, состоящими из совокупности высокоразвитых личностей, предполагает знание как социологических, так и психологических инструментов.

Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе.

Значение социологических методов управления позволяет руководителю коллектива объективно осуществлять социальное планирование, регулировать социально-психологический климат, обеспечивать эффективные коммуникации и поддерживать на хорошем уровне корпоративную культуру.

Психологические методы играют очень важную роль в работе с персоналом, направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как правило, строго персонифицированы и индивидуальны. Главная их особенность – обращение к внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, чувствам, образам и поведению с тем, чтобы направить внутренний потенциал человека ан решение конкретных задач предприятия.

Как отдельная дисциплина и область управленческого консультирования тайм-менеджмент сложился к 70-м годам XX века. Но классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как встроить методы самоорганизации в систему управления фирмой, как сделать тайм-менеджмент инструментом управления персоналом. Инструменты управления временем предлагались сотрудникам компании в форме тренинга, дальнейшее их применение оставлялось на усмотрение сотрудника.

Но способность сотрудника компании укладываться в сроки, выделять время на «важные, но не срочные» приоритетные проекты, грамотно управлять рабочей нагрузкой - это не только его личное дело. Личная эффективность сотрудника - это и вопрос управляемости компании, прозрачности и предсказуемости ее работы. Поэтому чем динамичнее развивается компания и чем серьезнее нагрузка на менеджеров и специалистов - тем выше необходимость корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента в программу корпоративного университета или учебного центра на примере реального проекта.

Наталья Беккер, менеджер корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»
Формируя программу корпоративного университета, в первой ступени обучения мы выделили четыре ключевых навыка, необходимых нашим менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения является не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией. Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение.

Обучение тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме:

Участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМ-компетенции и сделать обучение более индивидуализированным.

Проводится двухдневный тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к специфике деятельности компании. В Москве тренинг проводят специалисты компании «Организация Времени»; в регионах - прошедшие специальный курс подготовки корпоративные тренеры.

В ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием «Учебный органайзер», являющимся своеобразным самоучителем по тайм-менеджменту. В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен один на один с тайм-менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий.

Через месяц после тренинга проводится четырехчасовой посттренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. В частности, все участники, полностью прошедшие «Учебный органайзер», получают приз - книгу «Тайм-драйв».

Через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, с тем чтобы все техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Евгений Иванов, Тимашевский молочный комбинат, начальник отдела
Я был назначен на должность начальника отдела информационных технологий. В связи с этим значительно расширился круг обязанностей и полномочий по сравнению с ранее выполняемой работой. Не все поставленные задачи удавалось решить в срок, приходилось значительно задерживаться на работе, а это приводило к конфликтам в семье.
После тренинга «Личная эффективность» первым делом начал регулярный хронометраж. В результате были выделены «поглотители» времени, была получена структура затрат времени, появились объективные данные, какие группы дел сколько времени потребляют. Также я создал в Excel свой органайзер, в котором расписал цели, стратегические, тактические и оперативные задачи на период текущего года, сделал двухмерный график рабочей недели, создал страничку регулярных дел. На каждого сотрудника отдела заведена своя страничка, в которую вносятся задания сотруднику и отметка об исполнении. Этот файл очень помогает организовать мою работу и работу отдела. Большинство запланированных дел удается решить вовремя.
Значительно сдвинулись большие, важные, но несрочные задачи, например наладить управление лицензиями на программное обеспечение на комбинате, что требовало целого комплекса мероприятий. Улучшилась способность видеть части больших задач, определять приоритетность их решения. В итоге большие, казавшиеся неподъемными задачи удается решить.

Диагностика и аттестация ТМ-навыков

Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту - диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля - простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (см. пример ТМ-профиля на рис.)

Рисунок. ОАО «Банк24.ру» - ТМ-профиль команды топ-менеджеров

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

личный тайм-менеджмент - степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;

корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность.

ТМ-диагностика позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста. В основу методики положены принципы «360-аттестации».

Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру «ТМ-заповедей», что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе.

Ключевым моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется.

Борис Дьяконов, исполнительный директор ОАО «Банк24.ру»

В ходе развития нашего бизнеса мы пришли к выводу, что без повышения внутренней корпоративной эффективности, и в первую очередь эффективности личной, стремительное развитие и выигрыш на высококонкурентном поле невозможен. Лично мне очень помогло использование учебного органайзера, этот инструмент оказался как раз для меня: все разжевано и готово к немедленному употреблению, тем не менее есть возможность подстроить все под себя.

На сегодняшний день весь персонал нашего банка прошел корпоративный тренинг по ТМ. Последовательно, шаг за шагом мы провели обучение всех сотрудников основам организации времени. Удивительно, что персонал воспринял эту учебу не как нечто, насаждаемое сверху, а именно как возможность научиться искусству успевать, необходимость освоения которого давно назрела. Параллельно проводились диагностика тайм-менеджмента на уровне топ-менеджеров и в подразделениях, а также аттестация ТМ-навыков персонала.

«Банк24.ру» первым среди российских кредитных учреждений получил сертификат соответствия международным стандартам качества ISO 9001:2000. Процесс подготовки к сертификации показал, что ТМ стал нам хорошим другом и помощником. Сегодня тайм-менеджмент является корпоративным стандартом для всего персонала банка».

Корпоративные ТМ-стандарты

Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней.

Язык, глоссарий тайм-менеджмента. Слова «срочность», «важность» и аналогичные могут пониматься совершенно по-разному. Для одного подразделения «важная задача» означает «имеющая серьезные финансовые последствия», для другого - «поставленная руководителем высокого уровня». В идеале термины, относящиеся к планированию времени, в компании должны быть прописаны. В любом случае, в первом приближении задача формирования общего языка решается на тренинге.

Договоренности - общие правила хорошего тона в отношении времени. Например, возник вопрос к коллеге - не звони сразу, запиши и потом задай несколько вопросов одним блоком. Такие правила могут быть устными или могут быть закреплены в письменной форме, форме плакатов, табличек и т.п.

Регламенты - договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями (как формально-корпоративными, так и игровыми). Например, получивший e-mail без заполненного поля «Тема» имеет право стереть его, не читая; вина за нерешенный вопрос будет на отправившем. Либо: ведущие ежедневник по заданному стандарту планирования имеют преимущественное право на элементы гибкого графика в работе.

Вещи, инструменты - доски планирования, готовые пустографки, бланки и т.п., «воплощающие» грамотные техники работы.

В идеале корпоративные стандарты должны воплощаться только в «вещах», поскольку любое письменное правило работает гораздо хуже, чем то же самое правило, воплощенное в некотором инструменте.

Важнейший инструмент воплощения корпоративных стандартов - готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования, как правило, это Outlook либо Lotus Notes. В настройках календаря и задач воплощаются принципы и техники тайм-менеджмента. Например, жесткие встречи выделяются в календаре синим, бюджетируемые - зеленым; категория «день» содержит задачи на сегодня, категория «7-контроль» просматривается раз в неделю» и т.п.

Александр Селютин, замдиректора департамента информатизации РАО «ЕЭС России»
В департаменте не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивало гибкости в условиях изменчивой внешней среды.

Для оптимизации командного тайм-менеджмента была применена методика контекстного планирования, дополняющая классическое жесткое (календарное) планирование. Гибкие задачи распределяются по контекстам, к которым привязано выполнение этих задач: людям, местам, проектам и т.п. При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. Возможности настройки панели задач в Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя.

Гибкий подход к планированию задач полностью соответствует нашей мультипроектной специфике работы. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить как минимум в 10-15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента.

Одним словом, тайм-менеджмент помогает многое успеть и многого добиться. У сотрудников появляется время на спорт, путешествия, увлечения, чтение книг, дополнительное обучение. Время - это комфортная среда, которым можно распоряжаться по своему усмотрению.

Каждый руководитель хочет, чтобы в организации, вверенной или принадлежащей ему, выполнялись все задачи, приводящие к расцвету и успеху. Как известно, насколько бы ни было оснащённым предприятие, какие современные технологии на нём бы ни использовались, практически все результаты работы зависят от персонала – от реальных людей.

Грамотный менеджер всегда будет соблюдать баланс между интересами сотрудников и своими собственными, выгодными предприятию. Поэтому знание о том, что такое методы управления персоналом, как ими грамотно пользоваться и как извлекать из этого пользу, будет нелишним для руководителя любого уровня.

Управление персоналом – что это?

Во всём, в том числе и в корпорациях, и фирмах небольшого формата, нужна система. Она становится стержнем организации, упорядочивает её функционирование, помогает каждому сотруднику усвоить свою роль, обязанности и приоритеты.

Управление персоналом также нуждается в системе. Способы, помогающие топ-менеджеру успешно руководить коллективом, направляя его в нужное русло и стимулируя работать более эффективно, представляют собой методы управления персоналом.

Какими бывают методы?

Управленческий опыт различных организаций, наработанный десятилетиями, позволяет не только выделить основные способы, помогающие регулировать работу коллектива, но и применять определённые технологии, благодаря которым предприятие будет действительно эффективно.

Методология управления персоналом обыкновенно предполагает разделение инструментов стимулирования сотрудников на три группы:

• экономические;
• социально-психологические;
• административные методы.

Умело пользуясь системой стимулирования коллектива, распределяя функции на производстве, руководитель добьётся всех своих целей гораздо быстрее и успешнее, нежели без применения этих технологий.

Методы экономические

Как известно, один из самых мощных стимулов к работе – деньги. Грамотный руководитель может использовать инструменты, позволяющие вознаграждать ответственных сотрудников и карать тех, кто не выполняет должным образом свои функции.

Экономические методы управления персоналом так эффективны, благодаря:

• грамотному ведению хозяйственной деятельности;
• продуманному расчёту;
• системе денежного вознаграждения.

Наиболее эффективные технологии экономического воздействия – это хозяйственный расчёт, премии или же единовременные пособия, связанные с положением того или иного работника, вычеты и штрафы, а также призыв к приобретению ценных бумаг компании либо её партнёра.

• Хозяйственный расчёт

Предполагает грамотную систему финансирования и распределения средств, связанных собственно с производством. Если сотрудники заинтересованы в результатах своего труда, например, в получении хорошей выручки или в увеличении объёма продаж, они будут стараться выполнять свои функции качественнее.

Инструменты, которые использует руководитель предприятия – это переведение подразделения на самоокупаемость, система самофинансирования, разработка экономических нормативов. Возможность получения большей самостоятельности отделом организации и собственный фонд стимулирования также помогают специалистам добиваться поставленных целей.

• Денежное стимулирование

Это один из самых действенных способов привести показатели к нужной цифре, поднять уровень работы коллектива и расположить его к себе. Заработная плата, надбавки за эффективность, разного рода премии, компенсации, связанные с переработкой, трудом в неурочное время или исполнением обязанностей в нагрузку к собственным – отличные инструменты, которые помогут вывести организацию на новый уровень.

• Ограничения и удержания из зарплаты

Трудовой кодекс нашей страны предполагает и такие способы стимулирования трудоспособности. Здесь срабатывает обратный эффект, благодаря которому каждый человек в коллективе начинает выполнять свои рабочие функции максимально эффективно. Неотработанный аванс или оплаченный предприятием отпуск при увольнении работника до конца текущего года дают руководителю такие полномочия. Система штрафов также позволяет заранее планировать своё рабочее время или технологии, которые использует сотрудник, чтобы избежать наказания рублём.

• Льготы и привилегии

Система премирования на каждом предприятии своя. Иногда дополнительные деньги выдаются один раз в год, иногда к праздникам или же ежемесячно. Льготы или материальное вспоможение, связанное с той или иной ситуацией в семье сотрудника (рождение ребёнка, свадьба, смерть близкого родственника), позволяют чувствовать неравнодушное отношение руководства и работать более ответственно. Во многих уважающих себя организациях существует возможность договорённости со сторонними компаниями о более дешёвом, например, лечении или отдыхе. Иногда фирма полностью или частично оплачивает работникам посещение стоматолога или абонемент в бассейн, путёвку на море или топливо для автомобиля. Демонстрируя заботу о коллективе, топ-менеджер поддерживает ответственное и неравнодушное отношение каждого отдельного сотрудника к своему делу.

• Инвестиции

Система приобретения работником ценных бумаг организации ставит его персонально или какую-то группу сотрудников в зависимость от результатов собственного труда. К тому же осознание своей причастности к владению фирмой или заводом и участия в получении прибыли заставляет выполнять свои функции максимально ответственно и аккуратно.

Методы административно-правовые

Все знают, что ни одна система не может работать без строгой иерархии и дисциплины в коллективе. Уважающий себя руководитель изначально ставит дело так, что каждый сотрудник понимает: за неподчинение прямому распоряжению, низкую работоспособность или какие-либо помехи в деятельности всей корпорации он может быть наказан. Существует несколько вариантов действий, включающих административные взыскания.

• Организационное воздействие

Внутренние нормативные документы организации регламентируют то, как сотрудник должен выглядеть и вести себя, а главное – какие у него обязанности и функции. Также сюда входит штатное расписание, нарушение которого грозит административными мерами против работника.

• Распорядительное воздействие

Его оказывают приказы, инструкции и распоряжении, позволяющие сотруднику чётко осознать свои основные функции, способы выполнения обязанностей. Действие каждого в соответствии с официальными документами организации становится более прозрачным и эффективно вливается в общий ход работы.

• Дисциплинарные взыскания

Включают в себя такие группы, как замечание, выговор или увольнение. Они помогают увидеть, к чему могут привести нарушения расписания, технологий или методов работы. У каждого человека есть самолюбие, которое задевают такие документы, не говоря уже о том, что они будут отражаться на карьере в дальнейшем.

• Материальное взыскание

За причинённый хозяйству или работе организации ущерб к работнику может применять наказание рублём.

Иногда нарушаются не только технологии производства или работа коллектива, но и Уголовный кодекс РФ. Тогда административные меры отступают перед теми, которые предусмотрены законом страны.

Методы социально-психологические

Любая современная организация не может выполнять свои функции, опираясь только на материальную или дисциплинарную сторону воздействия на коллектив. Социальные и психологические технологии не менее важны, чем внутренние административные меры. Они затрагивают основные чувства и эмоции людей, поэтому являются не менее эффективными.

Социальные и психологические методы зачастую направлены на личность, а не коллектив в целом. Они утверждают её важность и достоинство, помогая наиболее комфортно чувствовать себя в числе персонала.

Грамотное руководство обязательно:

• сформирует подразделения, ориентируясь не только на производственные функции, которое выполняют сотрудники, но и на их психологическую совместимость;
• позаботится о благоприятном психологическом климате внутри коллектива;
• поможет справиться с конфликтами;
• обеспечит повышение уровня интеллекта, знаний, квалификации, чтобы стремиться к модели профессионального продвижения.

Обычно в общении с персоналом применяются такие технологии, как похвала, убеждение, внушение, вовлечение, запрет, порицание, комплимент, принуждение, требование, намёк, просьба, совет.

Грамотный руководитель, используя различные методы, помогающие персоналу выполнять свои функции, добивается отлаженной, чёткой, успешной работы каждой группы подчинённых и своей фирмы в целом.